第一章、总  则

根据国家有关法律法规和山东省二手车流通协会《章程》规定，为建立完善的协会秘书处工作机制，加强内部管理，充分调动工作人员的积极性，以保证协会的可持续发展，制定本管理制度。

凡协会秘书处工作人员应遵守国家法规规章、协会《章程》和相应的规定外，均需要遵守本制度规定。

第二章、协会组织结构

根据《山东省二手车流通协会章程》规定和协会发展需要，秘书处机构设置一室二部：

一、政策研究室：

政策研究室主要关注和研究国家有关行业发展政策、发展规划、发展环境、行业标准等的变化、趋势等；受政府或有关部门的委托参与制定行业发展规划、（修）订行业标准或管理办法、行业调查及重大课题的调研；就流通行业在改革与发展中面临的重点、热点、难点问题提出意见和建议；为会员单位提供有关经营、管理和服务方面的咨询服务；探讨与金融资本的合作，为会员运营中遇到的资金瓶颈、发展问题提供服务支持；定期搜集行业优秀经验，为会员运营中遇到的管理问题提供优秀示范案例，不断提高山东二手车流通行业的整体水平；以及其它相关工作。

二、会员部：

会员部主要负责制定会员发展计划，吸收新会员，不断扩大会员队伍；修改、完善会员管理制度，并对会员信息进行整理、更新和分类管理，建立会员档案；负责会员、理事、常务理事、副会长的日常联系、沟通工作，以及会费的收缴工作；负责理事会、常务理事会、会员代表大会以及行业年会的组织工作；收集、反映会员及行业诉求，了解并及时反映会员意见并提出改进建议；负责建立协会有关数据收集、统计工作制度，逐步建立行业信息数据库，对行业市场走向、发展趋势进行分析、预测，为会员及行业内企业提供信息咨询服务；同时争取受政府委托负责行业信息的统计工作；根据协会秘书处策划的培训、学习、交流、考察、评优等活动方案，对会员进行组织和实施；负责协会大事记的记录、整理，按季报综合办公室汇总、存档；以及秘书长交办的其它工作。

三、财务部：

财务部主要负责执行国家的财务会计政策、税收政策和法规；根据协会业务发展需要，制定各项财务管理制度，负责编制协会财务预算，每月向协会秘书长反映财务状况，提出改进工作的意见和建议；按照协会章程的规定，协助会员部负责协会会费以及协会服务性业务活动的收入等收缴和管理工作；负责协会的会计核算和会计监督，合理设置会计核算项目，及时记帐、算帐、结帐，保证会计资料的合法，真实，准确、完整；按规定时间和要求，及时向有关监管部门报送财务报表，接受监督和检查。负责协会现金和银行帐户管理，设立协会基本存款银行帐户；负责协会财务印鉴的管理；负责协会固定资产购入、维修、报废的审查，并提出处理意见报协会秘书长批准后执行；负责协会按规定缴纳的各种税金；负责参与协会资产清算工作；并完成协会秘书长交办的其他工作。

四、秘书处各部门工作职责

（秘书处职责范围参考本协会章程）

协会秘书处是协会常务理事会的办事机构，由秘书长主持日常工作，副秘书长协助，配置必要的机构和人员开展工作。秘书处对会长和常务理事会负责，定期或随时向常务理事会和会长汇报工作。

（一）、根据协会章程的规定，秘书处的职责是：

1、贯彻执行国家和省有关政策法规，结合实际制定协会各项规章制度。

2、钻研探讨我国新的历史时期商业行业改革和发展的理论、方针、政策，围绕行业发展的不同阶段的中心工作，组织行业理论与实践研究，进行专题调研，向政府提出行业发展的经济、技术、政策和法规等方面的建议。

3、协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规，推进行业管理，协调执行中出现的问题，推动企业横向经济联合，促进行业环境优化进步，提高全行业的整体素质和经济效益、社会效益。

4、接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。经社团管理机关批准，开展行业内的创先评优活动。

5、组织交流行业经验，对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。

6、搜集省内外、国内外商业行业政策法规、经济技术情报和市场信息，编辑出版行业刊物和有关资料，开展信息服务。

7、对行业经营管理和专业技术人才进行技术、业务培训，不断提高企业素质；并对取得一定资质的专业人才进行注册管理和再培训教育。

8、组织经验交流，改进提高协会工作。

9、建议和发展与省内外同行业社团组织的友好往来，开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。

10、承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。

11、负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作，起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。

12、负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。

13、负责编制协会年度工作计划和全年工作总结，定期检查年度计划的执行情况，解决执行过程中出现的问题。

14、负责会员和常务理事会交办的其它事项。

（二）秘书长岗位职责：

秘书长岗位职责：全面负责秘书处的工作，其岗位职责是：

1、负责传达贯彻国家和省的有关方针政策和法规，传达落实上级会议精神和文件规定，制定秘书处日常工作计划，检查秘书处工作人员贯彻落实情况。

2、主持秘书处日常工作和主要的人事、财务工作，定期向会长汇报工作。

3、对以协会名义上报、下发的文件、决定、通报、以及规章、制度、计划、总结、专题报告等，进行签发；对协会的收文进行批办。

4、对副秘书长及工作人员的工作负责检查指导，定期听取工作汇报，随时解决工作中出现的疑难问题，保证秘书处各项工作有序开展。

5、定期组织召开秘书处工作例会，组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会、常务理事会工作会议的准备工作。

6、决定秘书处各部门工作人员的聘用、解聘和补贴标准。

7、直接管理协会财务，审批财务收支年度计划。

（三）副秘书长岗位职责：

副秘书长是秘书长的助手，其岗位职责是：

1、负责传达贯彻国家和省有关部门的政策法规，检查落实情况。

2、受秘书长的委托，协调理顺各个方面的关系，加强对外工作的联系。

3、对协会发文进行核稿，起草协会年度工作计划，年度工作总结和专题报告。

4、具体组织筹备召开会员代表大会、理事会、常务理事会和秘书处办公会议的准备工作，对会议决定事项催办落实。

5、负责对省内外同行业客人的接待和工作联系，发展省际间的友谊。

6、根据协会工作的要求，负责组织《山东汽车流通》编发内容，采编重要稿件，不断提高期刊质量。

7、负责协会网站的日常维护工作；负责协会QQ群的维护。

8、完成协会领导交办的临时事项。

第三章、规章制度

一、日常管理：

1、秘书处成员要严于律己，遵守协会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或协会的名义有不当行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；

3、秘书处成员在执行工作中，出现错误应追究负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次警告，即予以除名；

4、秘书处工作人员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告。经秘书长和副秘书长根据实际情况，得到会长同意，并且工作移交完整后方可离开秘书处。

二、会议管理：

1、秘书处根据实际工作需要，或于每周一上午８:30召开内部工作会议，工作人员应准时参加例会，例会前专设一人登记本次例会的出勤情况并做好会议记录；

2、工作人员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题，保证讨论的议题顺利进行；

3、工作人员应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出；

4、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，工作人员迟到、早退达五次或无故缺席三次者，给予警告处理。

5、会议由专人负责做会议记录，会后根据会议记录写出会议纪要（即每周、或每月工作计划）。